Conversa com Especialista – Big Data em Outsourcing de Impressão

Conversa com Especialista – Big Data em Outsourcing de Impressão

O especialista em outsourcing de impressão Ricardo Grícolo Moro, Gerente de Processos na Copyvic, foi o convidado do Blog da PrintWayy para a 6ª Edição da Conversa com Especialista.

Conversa com Especialista, para você que ainda não conhece, é um espaço destinado a uma prosa plural, onde grandes profissionais do mercado do outsourcing de impressão falam sobre as suas vivências e compartilham um pouco da expertise de mercado das empresas nas quais atuam.

Agora vamos partir para a nossa conversa, confere ela aí:

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PrintWayy – Ricardo, vamos quebrar o protocolo da Conversa com Especialista, e deixar a sua apresentação para daqui a pouco, tudo bem? Já que o assunto da nossa conversa é Big Data queria ver qual é o seu ponto de vista acerca da, já famosa, frase do estatístico norte-americano William Edwards Deming (1900 – 1993): “Em Deus nós confiamos. Os outros tragam dados.” 

Ricardo Grícolo Moro – Em um ramo tão competitivo, onde infelizmente o preço ainda é, para alguns players, um fator que fala mais alto que a própria qualidade do serviço prestado, precisamos sempre estar de olho nos dados para proporcionar tanto aos nossos clientes como a COPYVIC os melhores resultados nas nossas parcerias de negócios.

PW – Agora, conte para os leitores do Blog da PrintWayy quem é você e qual é a sua trajetória dentro do mercado de impressão.

RGM – Meu nome é Ricardo Grícolo Moro, sou formado em Processos Gerenciais e entrei nesse mercado mais a fundo há somente 5 anos, antes eu era um parceiro da COPYVIC, assumi a gestão de uma papelaria que era da minha família e que já contava com a parceria da COPYVIC a mais de 15 anos.

Ampliamos essa parceria durante minha gestão e após a venda da papelaria, surgiu a oportunidade de fazer parte da “EQUIPE COPYVIC”, onde adquiri um conhecimento mais profundo deste mercado e compreendi que não se trata somente de pôr papel na máquina e mandar imprimir, como pensam a maioria dos usuários.

Nosso mercado é muito ágil, com mudanças frequentes de equipamentos, tecnologias, clientes e até mesmo na forma de prestar o serviço, variando de uma simples locação do equipamento até a implementação de soluções que proporcionam aos nossos parceiros um controle mais apurado do que é impresso e de quem imprimiu cada folha, a famosa bilhetagem.

PW – Para alinharmos os conhecimentos com todos que estão acompanhando a nossa conversa, você poderia explicar, de forma sucinta, o que é o Big Data e, porque a ciência de dados é tão importante para as empresas?

RGM – Big Data foca em 03 conceitos básicos: Volume, Velocidade e Variedade, onde ferramentas apropriadas nos capacitam a análise de dados num volume maior, com mais velocidade, não havendo limitação nos tipos dos dados analisados, proporcionando a variedade desses dados.

A importância dessas análises é fundamental, pois, sempre estamos buscando melhores resultados, sejam eles financeiros ou de processos, e saber minuciosamente quais são nossos números (sejam eles custos ou tempo disponíveis e executados na prestação dos nossos serviços), nos permite uma tomada de decisão mais rápida para a melhora desses resultados.

PW – Ricardo, e no seu cenário, o de provedor de outsourcing de impressão, como é possível aplicar o Big Data?

RGM – Nós avaliamos mês a mês todos os dados gerados pela COPYVIC, números de atendimento, SLA, produção, produtos utilizados nos contratos, tempo empregado na execução dos processos, retrabalhos, etc.

Um trabalho detalhado que nos mostra a real qualidade na prestação do serviço de outsourcing de impressão, visando sempre a relação ganha-ganha pois, para nós da COPYVIC, só faz sentido o existir se proporcionarmos aos nossos parceiros algum tipo de melhoria, não visando somente o ganho da COPYVIC na venda dos serviços.

PW – A Copyvic, certamente, utiliza o Big Data desta forma que comentou. A cultura de trabalhar com dados sempre esteve presente no DNA da empresa ou foi uma mudança que surgiu com o tempo?

RGM – De certa forma sempre esteve, mas de maneira simplista, olhando talvez, somente pro lado financeiro, vou gastar tanto e faturar tanto.

A partir de 2014, quando os investimentos da COPYVIC começaram a ser mais pesados com o incremento de contratos a nível local, regional e nacional, com clientes públicos e privados, alguns nichos nos exigem o máximo, pois, além de qualidade no serviço prestado, temos setores que não podem parar de produzir nem mesmo por 01 hora, com isso, as análises dos dados são fundamentais para conseguirmos executar com excelência nossos serviços e também tendo resultados satisfatório.

PW – Muito interessante acompanhar esta história que contou! Mas, fala aqui pra gente, como se identifica quais são os dados mais valiosos que trafegam pela empresa e, como se tem acesso a eles?

RGM – Temos que olhar fundamentalmente para os dados onde temos a possibilidade de melhorarmos, alguns fatores são ditados pelo mercado, como o preço, então, buscamos trabalhar os dados internos como os custos.

O quanto me custa entregar o serviço, nos termos que foi negociado com o parceiro, para isso deve-se contar com um bom sistema ERP, que traga de forma rápida e clara esses dados.

Hoje temos em tempo real os dados que consideramos mais valiosos: quantidade de atendimento, tempo de atendimento, onde cada técnico está para uma melhor logística dos atendimentos, qual o rendimento de cada equipamento em relação a consumo, e uma boa gestão de estoque para não ficarmos com dinheiro parado desnecessariamente.

PW – Pensando nas impressoras e multifuncionais, que são os principais ativos de quem atua nesse mercado, quais seriam os principais dados a serem coletados e controlados pelo provedor?

RGM – Chegamos no ponto onde talvez tenhamos mais variáveis, pois, nem sempre o que estimamos que será consumido pelo nosso parceiro é o que temos na realidade, na maioria dos casos sempre temos um consumo maior do que o esperado, pois, nem sempre o parceiro sabe qual a real produção e necessidade que possui.

Para essas análises contamos com a experiência da PrintWayy, que de forma rápida, fácil e confiável nos entrega as informações de cada equipamento como a vida útil dos consumíveis e peças, que nos traz a possibilidade de uma melhor gestão de estoque baseado na previsão de troca e, os níveis estimados, que também nos dá a possibilidade de calcularmos o custo por página de cada suprimento e peças de forma mais automática pelo sistema com o módulo de suprimentos ou pegando os dados e inserindo uma forma de cálculo que criamos para isso, sem falar na facilidade de coletar os contadores para o processo de faturamento dos contratos, que nos trouxe muita agilidade e confiabilidade neste processo.

PW – A sua vivência e expertise na área é realmente grande, por isto você pode indicar quais são os erros mais comuns que as empresas de outsourcing de impressão cometem (ou podem cometer) em relação à ciência de dados?

RGM – Falarei nos nossos próprios erros que talvez possam ser usados de alerta para as demais empresas.

Consideramos que o erro mais provável é a dimensão errada do tipo de equipamento a ser alocado em cada contrato, pois, isso interfere no custo investido e retorno esperado deste investimento.

No caso de uma dimensão muito acima do necessário não teremos esse retorno do dinheiro investido, e no dimensionamento abaixo do necessário, teremos um alto custo de intervenções técnicas e consumo de suprimento e peças, que com o tempo nos prejudicará também nos resultados esperados.

PW – Imagine um provedor de outsourcing de impressão que está pensando em usar o Big Data, por onde ele deve começar? Quais são as suas recomendações?

RGM – Temos que conhecer do nosso negócio, saber onde estão sendo alocados todos nossos recursos, sejam financeiros ou humanos. Tabular esses dados, analisar e implementar um processo contínuo de melhoria, nos processos e gestão desses recursos trará um melhor resultado.

PW – Por que a Copyvic é diferente de outros fornecedores da área? Qual o diferencial que a gestão de dados dá a vocês em relação aos possíveis concorrentes?

RGM – Nosso diferencial está no relacionamento com nossos parceiros. Entendemos que nossa missão vai muito além de uma simples folha sendo impressa, copiada ou digitalizada.

Nossa missão é trazer melhoria para o cliente, diminuição de custos e liberá-lo para cuidar do seu negócio, deixando toda a preocupação com as impressoras e multifuncionais com a COPYVIC.

A gestão dos dados nos traz uma competitividade maior no mercado, pois, sabemos bem onde podemos aplicar nossos recursos e qual é a melhor maneira de fazer isso.

PW – Sabemos que os dados, quando bem coletados e interpretados, ajudam na tomada de decisões estratégicas da empresa. Na sua opinião, quais são as áreas mais impactadas por essa cultura de dados? Precificação de contratos, compras, assistência, etc.

RGM – Na COPYVIC todas as áreas são beneficiadas de alguma forma, conseguimos mapear todos os processos e trabalhar na melhoria dos mesmos.

Reduzimos nosso tempo de faturamento de contrato de 20 dias para 8 dias, por exemplo. Mas com certeza os departamentos comercial e técnico são os que ganham mais com essas análises. Comercialmente precificando de forma mais justa (ganha-ganha) os contratos, e tecnicamente aplicando os recursos de forma mais assertiva.

PW – Em seu nome, Ricardo, agradecemos a Copyvic por ter aceitado o nosso convite e ter lhe indicado para falar sobre este assunto tão importante e imprescindível nos dias de hoje. Fica aqui o espaço para as suas considerações e se desejar incluir mais alguma dica, informação, fique a vontade.

RGM – Quero somente agradecer em nome da COPYVIC a toda equipe da PrintWayy por esses anos de parceria que nos auxiliam na evolução dos nossos serviços e resultados.

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