Os principais erros ao adquirir equipamentos – e como o outsourcing resolve isso

Investir em equipamentos de impressão próprios pode parecer uma solução lógica e prática, mas muitas dessas decisões induzem a erros que geram custos, ineficiência e dores de cabeça. O avanço veloz da tecnologia e a atualização constante da legislação e de práticas corporativas exigem soluções mais eficazes, como o outsourcing de impressão. 

Para facilitar o entendimento acerca desse assunto, a Copyvic, referência nacional em outsourcing de impressão e gestão de documentos, lista os principais equívocos e mostra como uma solução terceirizada pode otimizar processos e reduzir despesas.

1. Escolha de modelos inadequados para a necessidade real

Muitas empresas adquirem impressoras sem analisar seu volume real de impressão, tipo de uso ou necessidades específicas. O resultado? Equipamentos subdimensionados, que não suportam a demanda e travam com frequência. Ou, então, máquinas superdimensionadas, com custos desnecessários de aquisição e manutenção.

Solução Copyvic: Com o outsourcing, a empresa recebe equipamentos adequados ao seu perfil, com escalabilidade conforme a demanda, sem preocupação com especificações técnicas.

2. Custos invisíveis de manutenção e suprimentos

Muitas empresas subestimam os gastos com:

• Toner e insumos (que podem custar até 3x mais que o previsto).
• Assistência técnica (consertos frequentes e peças caras).
• Tempo perdido com equipamentos parados.

Solução Copyvic: No modelo de outsourcing, todos os suprimentos e as manutenções estão inclusos em uma taxa fixa, sem surpresas no orçamento.

3. Obsolescência precoce e atualização tecnológica

Equipamentos próprios ficam defasados rapidamente, exigindo substituição em poucos anos. Isso gera perda de produtividade com máquinas lentas ou incompatíveis, e custos extras com novas compras.

Solução Copyvic: A Copyvic atualiza os equipamentos periodicamente, garantindo tecnologia de ponta sem custos adicionais para o cliente.

4. Falta de gestão técnica especializada

Empresas que gerenciam suas próprias impressoras enfrentam dois desafios constantes:

• Falta de expertise para resolver problemas técnicos complexos.
• Gasto de tempo da equipe de TI com suporte de impressão.

Solução Copyvic: Nossa equipe especializada monitora remotamente os equipamentos, previne falhas e resolve as questões rapidamente, sem demandar seu time.

5. Suporte ineficiente e tempo de resposta lento

Problemas em impressoras internas podem paralisar operações por dias, especialmente se o fornecedor não oferece atendimento ágil 24/7 nem garantia de SLA (Service Level Agreement).

Solução Copyvic: Oferecemos suporte prioritário com SLA definido, minimizando tempo perdido e garantindo continuidade operacional.

Por que outsourcing de impressão é a melhor escolha

Ainda tem dúvida? Ao terceirizar a gestão de impressão com a Copyvic, sua empresa:

• Reduz custos com uma taxa mensal previsível (sem surpresas!);
• Ganha eficiência com equipamentos modernos e sempre funcionais;
• Libera sua equipe para focar no core business;
• Estrutura seu parque de máquinas de acordo com a sua real necessidade;
• Tem relatórios detalhados de uso para otimizar processos.

Evite os erros comuns e migre para um modelo inteligente. Fale com a Copyvic e descubra como nossas soluções podem transformar a gestão documental da sua empresa.