O segredo da economia de toner e papel em impressão nas grandes empresas

Em empresas com grande volume de impressão, os gastos com toner e papel podem ser expressivos e merecem atenção. 

Para economizar no uso de toner para impressora, algumas ações devem ser adotadas, como utilizar o Modo Econômico para rascunhos e/ou documentos internos, reduzir a qualidade da impressão quando possível, escolher fontes e tamanhos mais econômicos, atentar-se para imprimir apenas o necessário, fazer a compra de toner apenas se for compatível e monitorar o consumo constantemente.

Quanto à economia de papel, deve-se manter o foco em imprimir apenas os materiais realmente necessários e lançar mão de softwares para gestão digital dos documentos. Imprimir frente e verso, utilizar um layout econômico e reutilizar os papéis para rascunhos ou reciclagem também são uma ótima pedida.

Uma ação, porém, indispensável para a economia tanto de toner quanto de papel é a manutenção correta das impressoras. Para isso, alguns passos devem ser seguidos:

1. Limpeza interna e externa

Para realizar a limpeza, deve-se desligar a(s) impressora(a) e desconectá-la(s) da tomada. O toner deve ser removido e pode-se utilizar um aspirador de pó para remover a poeira interna. A parte externa pode ser limpa com um pano úmido e macio. É preciso secar bem todas as partes antes de montar a impressora novamente.

2. Verificação dos níveis de toner

É preciso monitorar o indicador dos toners com frequência. Se estiver baixo ou vazio, é preciso trocar por um novo. É importante utilizar apenas toners originais ou compatíveis de boa qualidade.

3. Calibração da impressora

A calibração é a etapa que permite que a impressora imprima com precisão e com as cores corretas. Para calibrar, deve-se acessar o menu de configurações e seguir as instruções da tela.

4. Atualização de firmware

O site do fabricante da impressora irá indicar se há atualizações disponíveis para o firmware (como é chamado o software que fica num dispositivo de hardware, no caso, na impressora). Se houver alguma atualização disponível, deve-se fazer o download e a instalação conforme as instruções do fabricante. Manter o firmware sempre em dia é indispensável para melhorar o desempenho do aparelho e corrigir problemas.

5. Monitoramento de erros

Deve-se ficar atento às mensagens de erro que as impressoras podem exibir e tomar as medidas necessárias o quanto antes para evitar maiores problemas no futuro.

6. Limpeza de cabeças de impressão

Essa etapa garante a qualidade e evita que os jatos de tinta entupam. A frequência de limpeza das cabeças de impressão varia de acordo com o modelo da impressora, que será indicada no manual.

7. Inspeção de peças desgastadas

As peças das impressoras devem ser inspecionadas com frequência, com atenção aos sinais de desgaste. Se forem identificados, deve-se trocar a peça por uma nova, uma vez que peças desgastadas podem causar problemas de impressão e reduzir a vida útil do dispositivo.

8. Manutenção profissional

Apenas um técnico qualificado poderá realizar uma limpeza completa da impressora, verificar o funcionamento de todas as peças e realizar ajustes necessários. A manutenção profissional ajuda a prevenir problemas e garante o bom funcionamento das impressoras.

Manutenção na prática

Todos esses passos parecem complexos e trabalhosos, não é mesmo? É porque são. A manutenção das impressoras exige tempo, dedicação e conhecimentos específicos sobre os dispositivos. É por isso que, ao contratar o serviço de outsourcing de impressão da Copyvic, todo o processo de manutenção das impressoras fica por nossa conta. É isso mesmo! Além de ter resultados expressivos na economia de toner e papel, ainda deixa a sua equipe com tempo hábil para focar no core business da sua empresa. Temos uma equipe técnica especializada para cuidar de toda a parte da instalação e da manutenção das impressoras com máxima eficiência. Entre em contato conosco para saber mais.