Guarda Profissional de Documentos: Segurança, eficiência e sustentabilidade é com a Copyvic

Na era digital, a gestão eficiente de documentos é um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas. Com o crescimento exponencial da informação, a transição para sistemas digitais, a segurança de dados e a conformidade legal se tornam preocupações centrais. 

A Copyvic, já reconhecida por suas soluções eficazes em outsourcing de impressão, também se destaca no segmento de guarda profissional de documentos, oferecendo um serviço seguro, eficiente e alinhado à sustentabilidade.

O serviço de guarda profissional da Copyvic garante a organização, a proteção e a otimização da gestão documental, evitando reimpressões, perda de informações e problemas legais. 

Os processos incluem catalogação, armazenamento seguro, digitalização e descarte responsável. Assumindo essas tarefas, a Copyvic permite que as empresas foquem em seus negócios principais, enquanto lidam com a “papelada” de forma eficiente e segura.

Os desafios da gestão documental

Hoje em dia, todas as empresas enfrentam obstáculos diários na administração de seus documentos. O grande volume de informações, a dificuldade de digitalização, a necessidade de segurança contra acessos indevidos e a exigência de conformidade com leis regulatórias tornam a gestão documental um grande (e caro) desafio. Confira os principais problemas e quais a sua empresa também enfrenta hoje:

1. Volume de Dados: o aumento exponencial na quantidade de documentos gerados pode tornar a organização e o armazenamento um desafio significativo (tanto físicos quanto digitais).

2. Digitalização: muitas empresas ainda lidam com documentos em papel, o que dificulta a transição para sistemas digitais eficientes.

3. Segurança da Informação: proteger documentos sensíveis contra acessos não autorizados e vazamentos de dados é uma preocupação constante.

4. Conformidade Legal: as empresas precisam garantir que estão em conformidade com regulamentações e leis relacionadas à retenção e ao gerenciamento de documentos.

5. Acesso e Colaboração: facilitar o acesso rápido e seguro aos documentos para equipes, especialmente em ambientes de trabalho remoto, pode ser complicado.

6. Integração de Sistemas: a falta de integração entre diferentes sistemas de gestão de documentos pode levar a ineficiências e duplicação de esforços.

7. Manutenção e Atualização: manter os documentos atualizados e gerenciar versões pode ser um desafio, especialmente em projetos colaborativos.

Como funciona a guarda profissional da Copyvic

A CopyVic oferece um serviço especializado que assegura a organização e proteção dos documentos de forma física e digital. O processo inclui:

Recepção e catalogação: todos os documentos são organizados sistematicamente para facilitar sua localização.

Armazenamento seguro: os arquivos são guardados em um barracão próprio, protegido contra incêndios, inundações e acessos não autorizados.

Digitalização: conversão de documentos físicos em formatos digitais para agilizar a gestão.

Acesso controlado: apenas pessoas autorizadas podem visualizar ou retirar documentos.

Manutenção e conservação: os arquivos são mantidos em condições ideais.

Descarte seguro: ao fim da vida útil, os documentos são eliminados de maneira segura e conforme a legislação.

Diferenciais da Copyvic

A solução de guarda documental da Copyvic se destaca ainda pelos seguintes fatores:

• Segurança avançada: monitoramento, proteção contra sinistros e controle de acesso garantem a integridade dos documentos.
• Eficiência e agilidade: localização rápida e gestão otimizada reduzem custos operacionais.
• Escalabilidade: o serviço se adapta ao crescimento das empresas, sem comprometer a segurança da informação.
• Foco no core business: permite que as empresas concentrem seus recursos em suas atividades principais, deixando a gestão documental para especialistas.

Segurança e conformidade legal

A Copyvic assegura que os documentos sejam gerenciados em conformidade com as exigências legais e normativas. Os principais benefícios incluem:

• Proteção física: ambientes seguros contra ameaças externas.
• Backup e recuperação: planos de contingência garantem a continuidade dos negócios.
• Auditorias e relatórios: registros detalhados para fins de fiscalização.
• Descarte seguro e regulamentado: evita o vazamento de informações sensíveis.

Sustentabilidade: um compromisso contínuo da Copyvic

A gestão documental profissional também tem impacto positivo no meio ambiente. As soluções apresentadas pela Copyvic promovem a sustentabilidade por meio de:

• Redução do uso de papel: digitalização reduz impressões desnecessárias.
• Eficiência energética: instalações e equipamentos otimizados com baixo consumo de energia.
• Reciclagem de documentos: descarte responsável de arquivos antigos.
• Menor pegada de carbono: centralização da gestão documental reduz o impacto ambiental.

Conheça a solução no Show Rural

Pela sexta vez presente no Show Rural, neste ano a CopyVic traz aos seus visitantes a oportunidade de conhecerem de perto os benefícios da guarda profissional de documentos. 

A equipe estará no estande da CopyVic para apresentar casos de sucesso e desenvolver projetos personalizados para cada empresa, independente do tamanho e do ramo de atuação. 

O Show Rural acontece de 10 a 14 de fevereiro, em Cascavel, no Oeste do Paraná. 

Venha descobrir como otimizar a sua gestão documental com segurança, eficiência e compromisso ambiental, com custo que cabe no seu orçamento.