Arquivar documentos em empresas terceirizadas é seguro?

Nossa vida se resume a documentos! Existem aqueles que atestam nossa cidadania, validam transações comerciais e garantem direitos. Documentos são a base de nossa existência legal e empresarial, por isso, a sua guarda é de extrema importância.

Quando voltamos nosso olhar para o ambiente corporativo, percebemos que a quantidade de informações e documentos é ainda maior, exigindo que eles sejam armazenados por longos períodos. No entanto, muitas empresas enfrentam desafios relacionados ao espaço disponível para arquivamento. Em alguns casos, a falta de espaço compromete até mesmo a expansão do negócio.

Agora, voltando à pergunta inicial: sim, armazenar documentos em um ambiente terceirizado é seguro. E neste artigo, você descobrirá as principais vantagens da guarda-física de documentos oferecida pela Copyvic.

Principais vantagens da guarda-física de documentos

1. Proteção dos Documentos

A guarda-física de documentos proporciona segurança aos seus dados, impedindo danos ou extravios. A Copyvic utiliza um sistema de segurança que garante o acesso apenas a pessoas autorizadas, gerando registros de quem consultou os documentos. Isso confere uma sensação extra de segurança, especialmente para documentos originais.

2. Otimização de Espaço

A sala da sua empresa, que antes era abarrotada de papéis, ganha uma nova funcionalidade quando você adota a guarda-física. Em um consultório médico, por exemplo, é possível utilizar a sala de arquivos para acomodar um novo profissional ou estabelecer parcerias de atendimento.

3. Preservação ao Longo do Tempo

Documentos armazenados adequadamente podem ser preservados por muitos anos, até mesmo décadas. Alguns setores exigem a guarda de documentos por até 20 anos, e para minimizar os riscos de deterioração ou perda, oferecemos um ambiente projetado especialmente para essa finalidade, garantindo a integridade de seus documentos ao longo do tempo.

Outras vantagens importantes a serem consideradas

Economia de móveis: ao optar pela guarda-física, você elimina a necessidade de comprar armários para acomodar os documentos, o que representa uma economia significativa.

Redução do desperdício de tempo dos funcionários: a busca por papéis em meio a pilhas de documentos deixa de ser um problema, poupando tempo valioso da equipe.

Diminuição de custos: evitar a perda de documentos importantes, que poderia resultar em processos judiciais, é uma economia financeira considerável.

Se você quer saber mais sobre as vantagens e as soluções que oferecemos para o seu negócio, siga a Copyvic no Instagram e fique por dentro de tudo que pode auxiliar a rotina da sua empresa quando a questão é documentos.