- 06/05/2025
- Posted by: copyvic
- Category: Gestão de Documental
No mundo corporativo, muitos custos estão escondidos na má gestão de documentos. Planilhas desorganizadas, contratos extraviados, versões desatualizadas em circulação e acessos não controlados geram perda de tempo, dinheiro e produtividade. E o pior: muitas vezes, sem que as empresas sequer percebam.
Em plena era digital, muitas empresas ainda enfrentam esses desafios significativos e não sabem a quem recorrer.
A Copyvic é a melhor opção quando o assunto é soluções tecnológicas que transformam a gestão documental em uma vantagem competitiva. Referência em outsourcing, digitalização e impressoras 3D, ela tem a melhor estratégia para cada tipo e porte de empresa.
Confira os principais problemas causados pela falta de controle e como resolvê-los:
1. Tempo perdido na busca por documentos
Quantas horas sua equipe gasta procurando um arquivo físico ou digital? Em empresas sem padronização, funcionários perdem até 30% do tempo em buscas improdutivas. Isso significa:
Atrasos em processos críticos (como assinaturas de contratos ou envio de propostas);
Frustração da equipe e queda na eficiência operacional;
Desgaste com o cliente e fornecedor.
- Solução Copyvic:
Digitalização inteligente com indexação automatizada, permitindo que qualquer documento seja encontrado em segundos com sistemas de busca avançada.
2. Erros causados por informações desatualizadas
Trabalhar com versões incorretas de manuais, procedimentos ou contratos leva a:
Retrabalho (refazer tarefas devido a dados inconsistentes);
Não conformidades (riscos jurídicos e fiscais por cláusulas antigas);
Desgaste com cliente e ou fornecedor;
Tomadas de decisão baseadas em dados defasados.
- Solução Copyvic:
Controle centralizado com atualização em tempo real, garantindo que todos acessem apenas a última versão válida. Além de permitir a gestão personalizada de acesso, mas este é o tema do próximo tópico.
3. Falta de controle sobre versões e acessos
Em uma empresa sem um sistema adequado de gestão de documentos:
Colaboradores editam ou excluem arquivos sem auditoria;
Dados sensíveis podem ser vazados e até perdidos por acessos indevidos;
Não há rastreabilidade de alterações;
Desgaste com cliente e ou fornecedor.
- Solução Copyvic:
Gestão documental com:
Permissões personalizadas (defina quem pode visualizar, editar ou compartilhar);
Histórico de alterações (registro completo de modificações);
Backup seguro em nuvem.
Copyvic: Tecnologia que transforma documentos em eficiência
Se você busca soluções para reduzir custos ocultos com processos ágeis, minimizar riscos com compliance de documentos e aumentar a produtividade da sua equipe, conheça os serviços especializados que a Copyvic oferece e que otimizam a gestão documental:
- Digitalização e Armazenamento Seguro: Transformação de documentos físicos em digitais, armazenados em ambientes seguros com acesso controlado.
- Organização e Catalogação Eficiente: Classificação sistemática dos documentos, facilitando a localização e o acesso rápido às informações.
- Controle de Versões e Acessos: Implementação de sistemas que garantem o uso da versão correta dos documentos e monitoram os acessos, aumentando a segurança e a conformidade.
- Sustentabilidade e Eficiência: Redução do uso de papel e otimização dos recursos, alinhando-se às práticas sustentáveis e reduzindo custos operacionais.
Com 29 anos de experiência e presença em diversos estados brasileiros, a Copyvic é a parceira ideal para empresas que buscam eficiência, segurança e inovação na gestão documental. Ao adotar as soluções da Copyvic, sua empresa reduz desperdícios, melhora a produtividade e se posiciona de forma competitiva no mercado.
Não sofra mais com pilhas de papéis e pastas desorganizadas. Converse com um dos consultores da Copyvic e descubra como transformar a gestão de documentos em uma vantagem estratégica para seu time e sua empresa.