- 05/08/2024
- Posted by: copyvic
- Category: Gestão de Documental, Outsourcing
Há quem ainda duvide do poder da automatização de tarefas. Isso por achar que se trata de um gasto a mais, ou pelo receio de modificar processos que, aparentemente, já funcionam bem. Mas a verdade é que a tecnologia veio para ajudar, e tornar os processos digitais pode elevar a eficiência de uma empresa a níveis surpreendentes.
É nesse cenário que entra a gestão digital de documentos, o processo de organizar, armazenar e controlar documentos de forma eletrônica. Em vez de manter arquivos físicos que ocupam espaço e são difíceis de acessar, você armazena tudo em um formato digital, em servidores do próprio software ou mesmo na nuvem. Isso facilita o acesso, a busca e o compartilhamento de informações, tudo em apenas alguns cliques.
Continue a leitura e saiba mais sobre os benefícios da gestão digital de documentos!
Redução de custos
Diminui gastos com papel, impressões, armazenamento físico e manutenção de arquivos locais, além de evitar os custos com a logística de entregar os documentos para que todos os envolvidos possam assiná-los e consultá-los quando necessário.
Economia de tempo e ganho de agilidade
Ter os documentos em formato digital facilita o acesso e a busca de documentos, o que pode resultar no aumento da produtividade dos colaboradores.
Otimização do espaço físico
Ao armazenar os documentos em formato digital, não será mais necessário reservar um espaço físico para eles. Isso permite utilizar o espaço de formas mais produtivas, ou até mesmo dispensar o espaço extra em que os papéis ficariam alocados, resultando em economia para a empresa.
Melhoria na organização
Além de dispensar o trabalho em espaço físico, a digitalização de documentos centraliza o armazenamento, ou seja, permite que todos estejam em um só lugar de fácil acesso, tornando a gestão mais eficiente e estruturada.
Segurança da informação
A gestão digital permite proteger os documentos com criptografia, senhas e backups regulares, evitando perda e acessos não autorizados.
Melhoria na colaboração
É possível que vários usuários acessem, consultem e editem os documentos de forma simultânea, o que proporciona um trabalho em equipe eficiente.
Conformidade regulamentar
A gestão de documentos de forma digital facilita o cumprimento de normas e regulamentos, garantindo que todos os documentos estejam devidamente arquivados e acessíveis para possíveis auditorias.
Sustentabilidade
Além da redução do uso de papel e de toner ou tinta, diminui-se o uso de insumos para logística e armazenamento.
Mobilidade e acessibilidade
Os documentos podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, por meio de dispositivos conectados à internet.
Automação de processos
Será possível automatizar ainda mais fluxos de trabalho, reduzindo erros manuais e agilizando processos administrativos.
Escalabilidade
A gestão digital de documentos tende a contribuir para o crescimento sustentável da empresa, permitindo a adição de novos documentos sem a necessidade de espaço físico adicional.
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