Precisa guardar documentos por anos? Nós temos a solução!

Existem diversos fatores determinantes para uma empresa prosperar. A organização é, sem dúvidas, um desses pilares. E se tem algo no meio empresarial que requer organização é a “papelada”. 

No ranking de setores que mais acumulam documentos temos o financeiro, saúde, recursos humanos, advocacia, educação, tecnologia, varejo, engenharia e setor governamental. A determinação do período de armazenamento de um documento em uma empresa varia de acordo com o segmento e é estabelecida considerando a relevância e a frequência de uso desse documento. 

“Documentos intermediários, como atestados médicos, costumam ser usados moderadamente e devem ser arquivados por 20 anos. Já documentos frequentes, como cartões de ponto, usados com mais regularidade, devem ser mantidos por pelo menos cinco anos. Documentos permanentes, como o livro de inspeção do trabalho, não podem ser descartados. No caso de documentos fiscais, por exemplo, caso uma empresa perca ou não armazene corretamente a documentação pertinente, a empresa pode ser forçada a pagar impostos novamente ou enfrentar multas, por não poder comprovar o pagamento. Na esfera trabalhista, a perda ou o incorreto armazenamento de documentos pode prejudicar a empresa em alguma fiscalização ou em um processo judicial movido por funcionários”, explica a advogada, Evelyn Saccardo Paim. 

Os documentos, bem como a proteção dos mesmos, fazem parte da organização empresarial de um negócio que se preocupa em estar em conformidade com a lei e zelando pela segurança de seus clientes e colaboradores. Para os empresários, o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) não é apenas uma obrigação legal, mas também uma salvaguarda fundamental para a confiança dos clientes e parceiros. Garantir a privacidade dos dados não apenas evita possíveis penalidades financeiras, mas também fortalece a reputação da empresa. 

Caso ocorram infrações estipuladas pela LGPD, os responsáveis podem enfrentar sanções administrativas que abrangem desde advertências até a aplicação de multas, cujo montante máximo pode atingir R$50.000.000,00 por infração. 

Guarda-física: uma forma segura de armazenar os seus documentos 

Dispor de salas exclusivas para guardar os documentos da sua empresa não é necessário, deixe esse espaço para ampliação do seu negócio. É aqui que a guarda-física da Copyvic se torna uma solução crucial. “Nossas instalações oferecem toda a segurança e tecnologia necessárias para gerenciar documentos dos clientes, pelo período definido em contrato ou pela validade do documento”, explica Ricardo Gricolo Moro da Copyvic, por meio da Franqueada Taugor. 

Com a guarda-física da Copyvic, sua equipe se foca nas atividades principais, diminuindo riscos, preservando documentos e gerindo temporalidade. E o que é melhor, oferecemos o descarte adequado de documentos, tudo para a tranquilidade da sua empresa.

Ou seja, o trabalho de guarda-física de documentos é indicado para toda empresa que deseja organização e segurança dos dados. Se é isso que você está buscando, entre em contato conosco pelo WhatsApp (45) 98821 6241, podemos te auxiliar!