Simplificando a organização de documento empresariais em cinco passos

Dicas de organização para empresas sem gestão de TI

A organização dos seus documentos empresariais diz muito sobre o seu negócio. Possuir estratégias, passo a passo e classificações para manter uma gestão de arquivos organizados é sinal de uma empresa próspera. Afinal, quando uma empresa adota medidas para ser mais organizada, seja por meio da guarda-física terceirizada ou pela gestão de TI própria, ela tem tempo de sobra para destinar ao seu próprio crescimento.

Mas e se você não dispõe de uma equipe de gestão de TI dedicada para essa tarefa crucial? Não se preocupe! Neste artigo, vamos compartilhar dicas práticas e eficazes para organizar seus documentos empresariais de forma otimizada, permitindo que você concentre seu tempo e recursos em áreas essenciais do seu negócio.

1º passo: Identifique os Documentos Relevantes

O primeiro passo para uma gestão eficiente de documentos é identificar quais tipos de documentos precisam ser guardados. Para muitas empresas, isso inclui documentos financeiros, extratos bancários, faturas, contratos, registros de RH e muito mais. Faça uma lista abrangente para garantir que nada seja esquecido.

2º passo: Categorize 

Com a lista de documentos em mãos, é hora de categorizá-los. Divida os documentos em categorias amplas, como “Financeiro”, “Recursos Humanos”, “Jurídico”, etc. Dentro de cada categoria, se necessário, faça subdivisões mais detalhadas. Isso ajudará a simplificar a busca por documentos quando necessário.

3º passo: Digitalize para Segurança

Agora que você tem suas categorias definidas, é hora de digitalizar os documentos. Isso não apenas economiza espaço físico, mas também fornece cópias digitais de segurança, protegendo seus documentos contra perdas físicas. Certifique-se de investir em equipamentos de digitalização de qualidade e armazene os arquivos digitalizados de forma organizada.

4º passo: Proteção Adequada

Utilize métodos de proteção adequados, como senhas para arquivos digitais e armazenamento seguro para documentos físicos. Isso garantirá que seus dados permaneçam confidenciais e protegidos contra danos ou perdas.

E agora, o passo mais importante…

5º passo: Conte com a Copyvic para Simplificar sua Gestão de Documentos

Com a Copyvic, você pode terceirizar a gestão de documentos, liberando seu tempo para se concentrar no crescimento do seu negócio. Oferecemos o serviço de guarda-física, onde seus dados ficam armazenados em um ambiente seguro para que você possa ter tranquilidade sabendo que seus documentos estão em boas mãos.

Não deixe a falta de uma Gestão de TI própria atrapalhar a organização dos seus documentos empresariais. Entre em contato conosco pelo WhatsApp (clicando aqui você conversa diretamente com nossa equipe) e saiba como podemos ajudar o seu negócio a prosperar através da guarda-física de documentos.