- 05/09/2023
- Posted by: copyvic
- Category: Digitalização, Gestão, Gestão de Documental, Tecnologia
O armazenamento de documentos exige uma série de cuidados requeridos pela Lei Geral de Proteção de Dados (13.709/2018), a LGPD. Essa normativa tem como objetivo proteger os dados de todo cidadão brasileiro, e o não cumprimento ou falhas na administração podem gerar multas de até 2% do faturamento anual da instituição.
Dessa maneira, é imprescindível que as empresas tenham meios eficazes de proteção dos documentos. Para garantir a segurança dos seus dados, a Copyvic oferece a guarda-física de documentos, e é sobre ela que vamos falar hoje.
Convidamos a Franqueada Taugor, representada pelo Ricardo Gricolo Moro da Copyvic, para esclarecer as principais dúvidas sobre a guarda-física de documentos.
Como funciona a guarda-física da Copyvic? Onde os arquivos são armazenados e por quanto tempo eles ficam lá?
Nossa guarda de documentos físicos vai além do simples depósito de caixas. Ela traz a gestão necessária para os documentos dos clientes, organizamos, classificamos, cuidamos e descartamos, tudo no tempo certo de acordo com a legislação e o que foi combinado com o cliente.
Os documentos são armazenados em nossa estrutura que fornece toda segurança e tecnologia necessária para cuidar e gerenciar os documentos dos nossos clientes, pelo tempo definido em contrato, ou pelo período de validade do documento.
Quais são os principais benefícios de optar pela guarda-física?
As vantagens ao optar pela guarda-física de documentos são inúmeras. Além da tranquilidade nos processos de auditoria e fiscalizações, os empresários também se beneficiam com:
- Reaproveitamento do espaço da empresa para ampliação dos seus negócios;
- Maior disponibilidade dos colaboradores para se concentrarem nas atividades pertinentes ao negócio da empresa, em vez de buscarem por documentos;
- Diminuição de riscos de perdas e danos;
- Preservação dos documentos;
- Gestão de temporalidade;
- Descarte correto dos documentos.
Se o cliente é de outra cidade e precisa de um documento armazenado pela Copyvic, quais são os procedimentos seguidos? Ele precisa ir até vocês para coletar o documento ou vocês são responsáveis pelo envio?
Existem dois formatos para a entrega dos documentos solicitados: a digitalização do documento e o envio do arquivo digital quando possível, e o envio do documento físico ao cliente.
Em ambos os casos, a entrega é realizada por nós, sem a necessidade de deslocamento do cliente.
Ricardo, existe algum risco de perder os documentos mesmo com a guarda-física de documentos? Se sim, quais? O que a Copyvic faz para prevenir tais riscos?
Riscos sempre existem, tanto de perda, quanto de danos aos documentos…
As perdas podem se dar no acesso aos documentos sem a devida permissão ou registro, e não guardá-los novamente. No entanto, a nossa equipe trabalha para minimizar qualquer risco através de um sistema informatizado que permite acesso aos documentos somente as pessoas autorizadas, registrando o horário de acesso e saída do ambiente de arquivo, também quais caixas foram acessadas, fechamos essa segurança com um sistema de monitoramento que registra cada passo dentro de toda nossa estrutura, minimizando assim os riscos de perdas.
Os danos se dão através de insetos, pragas, roedores, água, fogo e também por uma luz muito forte, seja elétrica ou solar. Para isso realizamos os cuidados preventivos periodicamente, limpeza da poeira das caixas, limpeza constante do ambiente, isolamento solar, limpeza das calhas para evitar infiltração e alagamento com as chuvas, entre outras atividades rotineiras para evitar que o documento seja danificado.
Quais setores podem se beneficiar da guarda-física de documentos?
Empresas que buscam expandir suas instalações para acomodar suas operações, que necessitem de acesso frequente a documentos ou que tenham a obrigação de preservar tais documentos por períodos estendidos, encontram na guarda-física uma solução que proporciona a confiança de que os documentos desejados estarão prontamente disponíveis e serão entregues com segurança e eficiência sempre que necessário.
Se você está buscando uma solução para a proteção dos seus documentos, entre em contato conosco pelo WhatsApp (45) 98821 6241, garantimos a segurança que seus dados precisam.
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